逻辑与写作函的格式如下:
标题
标题一般有两种形式:一种是由发文机关名称、事由和文种构成,如“XX公司关于XX事项的函”;另一种是由事由和文种构成,如“关于XX事项的函”。
主送机关
主送机关即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
正文
正文其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
开头:主要说明发函的缘由,一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
主体:这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
结尾:一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
结语:通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
落款
一般包括署名和成文时间两项内容。正文结束后写上发函单位名称,盖上公章。成文日期即用汉字数字写上年、月、日。
建议
简洁明了:函的内容应简洁明了,避免冗长和复杂的句子结构。
礼貌得体:无论是开头还是结尾,都应使用礼貌、得体的语言,以体现对对方的尊重。
一函一事:每个函件应只涉及一个事项,以便于对方快速理解和处理。
注意格式:严格按照公文的格式要求书写,包括标题、主送机关、正文、落款和成文日期等部分。