写好文员的写作格式需要遵循以下步骤和注意事项：

标题

标题应简明扼要，准确反映公文的主要内容。

标题一般包括发文机关、发文事由和公文种类三部分，称为公文标题“三要素”。

标题应居中排布，使用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

正文

正文是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。

正文一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

版记

版记由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。

上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文平行文的，排印“印发”2字。

字体和字号

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

页边距和纸张

页边距选择“文件”→“页面设置”，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

纸张选择“A4”，设置“奇偶页不同”，在该选项前打“√”，“页脚”设置成“2.5厘米”。

其他格式要求

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

正文和附件一定要分开，要点正文“进入编辑状态”后，在右面附件箱里进行上传，附件箱里的附件名称要与正文的附件名称一致。

通过遵循以上步骤和注意事项，可以确保文员的写作格式规范、清晰、易读。