商务写作步骤书通常包括以下几个关键步骤：

明确写作目的

确定你希望读者做出怎样的回应，例如说明、通知、影响或传达要求。

通过在动词后面添加具体信息来使写作目的更加明确。

分析受众

考虑受众的可能反应，如接受、漠视或抵触。

了解受众的背景知识、技术信息水平和风格。

确保写作内容与受众的需求和期望相匹配。

提炼基本要点

确定希望读者记住的关键信息，并尽早用一两句话提炼出来。

构建文档结构

包括标题、行文对象、正文和落款。

标题应简明扼要，反映文件主旨。

正文应包括发函因由、发函事项及结语。

撰写正文

使用清晰、准确的语言。

确保观点明确，论据充分。

正文应紧扣主题，避免重复、脱节或冲突。

检查和修改

审查文件的结构和内容，确保逻辑清晰。

修改语言表达，提升表达的准确性和规范性。

检查拼写、语法和标点符号的正确性。

格式和礼仪

保持礼貌和专业的语言。

注意文书格式和结构，体现出专业性和正式性。

考虑文化差异，确保文书内容适宜。

使用写作工具

利用Word等文字处理软件，以增强文档的专业性和易读性。

追求写作效果

确保文书简明、准确、规范和清晰，有效传达信息。

通过遵循这些步骤，你可以撰写出清晰、专业且有效的商务写作文档。